ระบบสารสนเทศ คือ กระบวนการประมวลผลข่าวสารที่มีอยู่ ให้อยู่ในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด เพื่อเป็นข้อสรุปที่ใช้สนับสนุนการตัดสินใจของบุคคลระดับบริหาร กระบวนการที่ทำให้เกิดข่าวสารสนเทศนี้เรียกว่า การประมวลผลสารสนเทศ และเรียกวิธีการประมวลผลสารสนเทศด้วยเครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ว่าเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีที่ประกอบขึ้นด้วยระบบจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ระบบสื่อสารโทรคมนาคม และอุปกรณ์สนับสนุนการปฏิบัติงานด้านสารสนเทศที่มีการวางแผนจัดการและใช้งานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
เทคโนโลยีสารสนเทศ มีองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ
- ระบบประมวลผล ความซับซ้อนในการปฏิบัติงานและความต้องการสารสนเทศที่หลากหลาย ทำให้การจัดการและการประมวลผลข้อมูลด้วยมือไม่สะดวก ช้า และอาจผิดพลาด
- ระบบสื่อสารโทรคมนาคม การสื่อสารข้อมูลเป็นเรื่องสำคัญสำหรับการจัดการและประมวลผล ตลอดจนการใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศที่ดีต้องประยุกต์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ในการสื่อสารข้อมูลระหว่างระบบคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ และผู้ใช้ที่อยู่ห่างกัน ให้สามารถสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การจัดการข้อมูล ปกติบุคคลที่ให้ความสนใจกับเทคโนโลยีจะอธิบายความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศโดยให้ความสำคัญกับระบบประมวลผล และระบบสื่อสารโทรคมนาคม
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์กรอย่างมีหลังเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่างๆ ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดย MIS จะประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ คือ
1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ
2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
สามารถสรุปส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ ได้ 3 ส่วน คือ
สามารถสรุปส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ ได้ 3 ส่วน คือ
1. เครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ส่วนประกอบหรือโครงสร้างพื้นฐานที่รวมกันเข้าเป็น MIS และช่วยให้ระบบสารสนเทศดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยจำแนกเครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศไว้ 2 ส่วน คือ
1.1 ฐานข้อมูล (Data Base) ฐานข้อมูล จัดเป็นหัวใจสำคัญของระบบ MIS เพราะสารสนเทศที่มีคุณภาพจะมาจากข้อมูลที่ดี เชื่อถือได้ ทันสมัย และถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ซึ่งผู้ใช้สามารถเข้าถึงและใช้งานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ดังนั้น ฐานข้อมูลจึงเป็นส่วนประกอบสำคัญที่ช่วยให้ระบบสารสนเทศมีความสมบูรณ์ และปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ
1.2 เครื่องมือ (Tools) เป็นเครื่องมือที่ใช้จัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ปกติระบบสารสนเทศจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร ์เป็นอุปกรณ์หลักในการจัดการข้อมูล ซึ่งจะประกอบด้วยส่วนสำคัญต่อไปนี้
- อุปกรณ์ (Hardware) คือ ตัวเครื่องหรือส่วนประกอบของเครื่องคอมพิวเตอร์รวมทั้งอุปกรณ์ ระบบเครือข่าย
- ชุดคำสั่ง (Software) คือ ชุดคำสั่งที่ทำหน้าที่รวบรวม และจัดการเก็บข้อมูลเพื่อใช้ในการบริหารงาน หรือการตัดสินใจ
2. วิธีการหรือขั้นตอนการประมวลผล การที่จะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ จะต้องมีการจัดลำดับ วางแผนงานและวิธีการประมวลผลให้ถูกต้อง เพื่อให้ได้ข้อมูล หรือสารสนเทศที่ต้องการ
3. การแสดงผลลัพธ์ เมื่อข้อมูลได้ผ่านการประมวล ตามวิธีการแล้วจะได้สารสนเทศหรือ MIS เกิดขึ้น อาจจะนำเสนอในรูปตาราง กราฟ รูปภาพ หรือเสียง เพื่อให้การนำเสนอข้อมูลมีประสิทธิภาพ จะขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูล และลักษณะของการนำไปใช้งาน
คุณสมบัติของสารสนเทศเพื่อการจัดการ
- ความสามารถในการจัดการข้อมูล (Data Manipulation)
- ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)
- ความยืดหยุ่น (Flexibility)
- ความพอใจของผู้ใช้ (User Satisfaction)
- ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์
- ช่วยผู้ใช้ในการกำหนดเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผนปฏิบัติการ
- ช่วยผู้ใช้ในการตรวจสอบประเมินผลการดำเนินงาน
- ช่วยผู้ใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา
- ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรค์ที่เกิดขึ้น
- ช่วยลดค่าใช้จ่าย
การที่นำระบบคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ในการดำเนินงานทางธุรกิจ การจัดการระบบสารสนเทศได้รับการยอมรับว่ามีความสำคัญต่อความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยสร้างความแข็งแกร่งเชิงกลยุทธ์ โดยพัฒนาความสามารถในการแข่งขันให้กับองค์กรเทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ให้การปฏิบัติงานในระดับต่างๆ ขององค์กรมีประสิทธิภาพสูงขึ้น เช่น การผลิต การขาย การตลาด การจัดการทางการเงิน และทรัพยากรบุคคล ประการสำคัญหลายองค์กรได้ให้ความสนใจในการพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อให้การตัดสินใจในปัญหาหรือโอกาสทางธุรกิจมีประสิทธิภาพสูงขึ้น ซึ้งจะช่วยสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์กร
คุณสมบัติของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร
เพื่อให้การใช้งานของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารเกิดประโยชน์สูงสุด ดังนั้น ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารจึงควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
- สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning Support)
- เชื่อมโยงกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์กร (External Environment Focus)
- มีความสามารถในการคำนวณภาพกว้าง (Broad-based Computing Capabilities)
- ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน (Exceptional Ease of Learning and Use)
- พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร (Customization)
- ง่ายต่อการใช้งานของผู้ใช้ โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง
- ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้อย่างลึกซึ้งในเรื่องคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ
- ค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้ในเวลาอันสั้น
- ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจสารสนเทศที่นำเสนออย่างชัดเจน
- ประหยัดเวลาในการดำเนินงานและการตัดสินใจ
- สามารถติดตามและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
- มีข้อจำกัดในการใช้งาน เนื่องจาก EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะอย่าง
- ข้อมูลและการนำเสนออาจไม่สอดคล้องกับความต้องการของผู้บริหาร
- ยากต่อการประเมินประโยชน์และผลตอบแทนที่องค์กรจะได้รับ
- ไม่ถูกพัฒนาให้ทำการประมวลผลที่ซับซ้อนและหลากหลาย
- ซับซ้อนและยากต่อการจัดการข้อมูล
- ยากต่อการรักษาความทันสมัยของข้อมูลและของระบบ
- ปัญหาด้านการรักษาความลับของข้อมูล
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงาน หรือทีได้จากหน่วยงานอื่นๆ ข้อมูลเหล่านี้ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจได้ทันที จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว
สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านการะบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่ายๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้เทคนิคขึ้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือมีความเกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่างๆ ได้ สารสนเทศประกอบด้วย ข้อมูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่างๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช้จำกัดเฉพาะเพียงเลขอย่างเดียวเท่านั้น
คุณสมบัติของข้อมูล
ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
- ความถูกต้อง
- ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
- ความสมบูรณ์
- ความชัดเจนและกะทัดรัด
- ความสอดคล้อง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น