วันเสาร์ที่ 18 ธันวาคม พ.ศ. 2553

บทที่ 3 ระบบย่อยของสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ระบบประมวลผลรายการ หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นโดยใช้เครื่องมือทาง อิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ เพื่อให้การทำงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์กร มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์กรให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต


      ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ หรือที่เรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร โดยทั่วไปแล้วการทำงานของ MRS จะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ ขณะที่ TPS จะรวบรวมและแสดงกิจกรรมในการดำเนินงานเท่านั้น

 
      ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ หรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบที่จัดหารหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้นปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับ หรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประการสำคัญ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร ปัจจุบัน DSS เป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจจากบุคคลหลายฝ่าย ซึ่งจะนำเสนอรายละเอียดในหน่วยต่อไป

 
      ระบบสารสนเทศสำนักงาน หรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นให้ช่วยการทำงานในสำนักงาน โดยที่ OSI จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศ และใช้เทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงาน เพื่อเพิ่มผลิตและประสิทธิภาพการปฏิบัติงานในสำนักงาน โดยสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ OSI มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์กรเดียวกันและระหว่างองค์กร รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์กร

      ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ
      
      1.  การทำบัญชี (Bookeeping) ทำหน้าที่ในการเก็บบันทึกการปฏิบัติงานหรือเหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้นในแต่ละวันขององค์กร โดยการปฏิบัติงานที่เกี่ยวขึ้นมันจะเกี่ยวข้องกับบุคคล 2 กลุ่ม คือ ลูกค้า (Customer) และผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier) โดยที่องค์กรต้องมีการตกลงบันที่รายการขายสินค้าในแต่ละวันและบันทึกรายการซื้อสินค้ามาเข้าร้าน เป็นต้น
      2. การออกเอกสาร (Document Issuance) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์กร เช่น การออกใบรับส่งสินค้า (Invoice) การออกเช็ค ใบเสร็จรับเงินหรือใบสั่งสินค้าต่างๆ เป็นต้น
      3. การทำรายงานควบคุม (Control Reporting) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่างๆ ที่มีผลมาจากการดำเนินงานขององค์กร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบและควบคุมการดำเนินงานขององค์กร เช่น การออกเช็คเงินเดือนพนักงานแต่ละคน ซึ่งก็จะสามารถทำการตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินที่จ่ายออกไป หรือการรายงานสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เป็นต้น
      
      ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการดำเนินงานทางธุรกิจ
      

      1. ความผิดพลาดที่เกิดจากความสะเพร่า โดยทั่วไปการดำเนินงานโดยใช้แรงงานมนุษย์อาจเกิดการผิดพลาดได้ง่ายๆ เช่น การดูตัวเลขผิด การจดบันทึกข้อมูลสลับที่กัน หรือการหลงลืม เป็นต้น ความผิดพลาดในลักษณะนี้จะพบได้บ่อยในการดำเนินงานที่ใช้แรงงานมนุษย์โดยปราศจากการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ชนิดใดๆ

      2. ใช้แรงงานมาก บันทึกรายการของการดำเนินงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันเป็นงานที่ละเอียด นอกจากนี้บางรายการต้องมีการบันทึกลงในระบบข้อมูลหลายประเภท ซึ่งการบันทึกจะเป็นการทำงานที่ซ้ำๆ กันและใช้แรงงานมาก การนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์จะช่วยให้ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนและเสียแรงงานคนเกินความจำเป็น

      3. การสูญหายของข้อมูล อาจเกิดจากการเก็บแฟ้มเอกสารผิดพลาด ทำให้ไม่สามารถค้นหาข้อมูลได้เมื่อผู้ใช้เกิดความต้องการ ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาความล่าช้าในการเรียนใช้ข้อมูลตลอดจนความสูญหายของข้อมูลเพียงชั่วคราวหรืออย่างถาวร นอกจากนี้การ จัดเก็บข้อมูลอย่างไม่เป็นระบบระเบียบยังทำให้เสียเวลาในการค้นหาและทำให้ข้อมูลลดคุณค่าในการใช้งาน

      4. การตอบสนองที่ล่าช้า การทำงานโดยอาศัยแรงงานมนุษย์จะล่าช้ากว่าการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้าช่วยมาก การทำงานโดยใช้คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์สนับสนุนทำให้การตอบสนองต่อสถานการณ์รวดเร็ว 

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น