บทที่ 5 เรื่อง ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) หรือ DSS

      ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) หรือ DSS เป็นระบบย่อยหนึ่งในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ โดยที่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ จะช่วยผู้บริหารในเรื่องการตัดสินใจในเหตุการณ์หรือกิจกรรมทางธุรกิจที่ไม่มีโครงสร้างแน่นอน หรือกึ่ง โครงสร้าง ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ อาจจะใช้กับบุคคลเดียวหรือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจเป็นกลุ่ม นอกจากนั้นยังมีระบบสนับสนุน ผู้บริหารเพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

           ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ  คืออะไร

      DSS เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการ  การรวบรวมข้อมูล  การวิเคราะห์ข้อมูล  และการสร้างตัวแบบที่ซับซ้อน  ภายใต้ซอฟต์แวร์เดียวกัน  นอกจากนั้น  DSS  ยังเป็นการประสานการทำงานระหว่างบุคลากรกับเทคโนโลยีทางด้านซอฟต์แวร์  โดยเป็นการ กระทำโต้ตอบกัน  เพื่อแก้ปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง  และอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ใช้ตั้งแต่เริ่มต้นถึงส้นสุดขั้นตอน  หรืออาจกล่าวได้ว่า  DSS  เป็นระบบที่โต้ตอบกันโดยใช้คอมพิวเตอร์  เพื่อหาคำตอบที่ง่าย  สะดวก  รวดเร็วจากปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน  ดังนั้นระบบ การสนับสนุนการตัดสินใจจึงประกอบด้วยชุดเครื่องมือ  ข้อมูล  ตัวแบบ  (Model)  และทรัพยากรอื่นๆ  ที่ผู้ใช้หรือนักวิเคราะห์นำมาใช้ใน การประเมินผลและแก้ไขปัญหา  ดังนั้นหลักการของ  DSS  จึงเป็นการให้เครื่องมือที่จำเป็นแก่ผู้บริหาร  ในการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีรูปแบบ ที่ซับซ้อน  แต่มีวิธีการปฏิบัติที่ยืดหยุ่น  DSS  จึงถูกออกแบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการงาน  ไม่เพียงแต่การตอบสนองในเรื่องความ ต้องการของข้อมูลเท่านั้น

      ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
      กาพัฒนาของเทคโนโลยีสารสนเทศและการขยายตัวขององค์กรธุรกิจช่วงทศวรรษ 1970 ทำให้หลายหน่วยงานในสหรัฐอเมริกา ได้เริ่มพัฒนาระบบสารสนเทศที่มีขนาดและเทคโนโลยีที่เหมาะสม เพื่อใช้ในการรวบรวมข้อมูลและแบบจำลองในการตัดสินใจต่างๆ ตลอดจน พัฒนาให้ระบบสามารถสื่อสารตอบโต้อย่างฉับพลันกับผู้ใช้ เพื่อช่วยในการตัดสินใจในปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง โดยท ี่แนวความคิดนี้ได้เป็นรากฐานของการพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) หรือที่นิยมเรียกว่า DSS ในปัจจุบัน
      ดังนั้นสรุปความหมายของ DSS ได้ว่า คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถตอบโต้กับผู้ใช้โดยที่ระบบนี้จะรวบรวมข้อมูล และแบบจำลอง ในการตัดสินใจที่สำคัญ เพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง

      ปกติ DSS จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินปัญหาของผู้บริหารโดย

• ประมวลและเสนอข้อมูลการตัดสินใจแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ทำความเข้าใจและเป็นแนวทางในการตัดสินใจ
• ประเมินทางเลือกที่เหมาะสม ภายใต้ข้อจำกัดของแต่ละสถานการณ์ ซึ่งจะช่วยผู้บริหารในการวิเคราะห์และเปรียบเทียบทางเลือก ให้สอดคล้องกับปัญหาหรือสถานการณ์ที่สุด

       

      การจัดการกับการตัดสินใจ
      เป็นที่ทราบกันดีว่าผู้จัดการในแต่ละองค์กรจะต้องทำกิจกรรมต่างๆ อย่างมากมาย เช่น การเข้าประชุม การวางแผนงาน การติดต่อ กับลูกค้า จัดงานเลี้ยงเปิดตัวสินค้า แม้กระทั่งในบางครั้งอาจจะต้องเป็นประธานในงานบวชหรืองานแต่งงานของผู้ใต้บังคับบัญชา โดยที่ Henri Fayol ชาวฝรั่งเศสได้กล่าวถึงหน้าที่หลักในการจัดการ (Management Function) ไว้ 5 ประการด้วยกัน คือ

                1. การควบคุม (Controlling)
                2. การวางแผน (Planning)
                3. การจัดองค์กร (Organizing)
                4. การตัดสินใจ (Deciding)
                5. การประสานงาน (Coordinating)

ส่วนประกอบของ DSS
      ส่วนประกอบของ DSS สามารถจำแนกออกเป็น 4 ส่วน ดังนี้
       
คุณสมบัติของ DSS

• ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน เนื่องจากผู้ใช้อาจมีทักษะทางสารสนเทศที่จำกัด ตลอดจนความเร่งด่วนในการใช้งานและ ความต้องการของปัญหา ทำให้ DSS ต้องมีความสะดวกต่อผู้ใช้
• สามารถโต้ตอบกับผู้ใช้ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดย DSS ที่ดีต้องสามารถสื่อสารกับผู้ใช้อย่างฉับพลัน โดยตอบ สนองความต้องการและโต้ตอบกำผู้ใช้ได้ทันเวลา โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบัน ที่ต้องการความรวดเร็วในการแก้ปัญหา
• มีข้อมูลและแบบจำลอง สำหรับสนับสนุนการตัดสินใจที่เหมาะสมและสอดคล้องกับลักษณะของปัญหา
• สนับสนุนการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง ซึ่งแตกต่างจากระบบสารสนเทศสำหรับปฏิบัติงานที่จัดการข้อมูล สำหรับงานสำหรับงานประจำวันเท่านั้น
• มีความยืดหยุ่นที่จะสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของผู้ใช้ เนื่องจากลักษณะของปัญหาที่ไม่มีความแน่นอน และ เปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์ นอกจากนี้ผู้จัดการจะเผชิญกับปัญหาในหลายลักษณะ จึงต้องการระบบสารสนเทศที่จัดรูปข้อมูล ที่ซับซ้อนและง่ายต่อการตัดสินใจ

      คุณสมบัติของ DSS สร้างความเป็นเอกลักษณ์ในการทำงานของระบบ ซึ่งสอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจปัจจุบัน ดังเห็นได้จาก หลายองค์กรสนับสนุนให้มีการพัฒนาหรือซื้อระบบสารสนเทศที่ช่วยให้การตัดสินใจของผู้บริหารมีประสิทธิภาพขึ้น

      ความแตกต่างระหว่าง DSS กับระบบสารสนเทศอื่น

1. DSS ให้ความสำคัญกับการนำสารสนเทศไปประกอบการตัดสินใจของผู้ใช้ มิใช่การรวบรวมการหมุนเวียน และการเรียกใช้ข้อมูล ในงานประจำวันเหมือนระบบสารสนเทศสำหรับการปฏิบัติการ
2. DSS ถูกพัฒนาให้สามารถจัดการข้อมูล เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจในปัญหากึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง ซึ่งมักจะ เป็นปัญหาของผู้จัดการระดับกลางและผู้บริหารระดับสูง ขณะที่ระบบสารสนเทศในสำนักงานจะเกี่ยวข้องกับการทำงานประจำวันของ พนักงาน หรือหัวหน้างานระดับต้น
3. DSS ถูกพัฒนาให้เหมาะสมกับการแก้ปัญหาของผู้ใช้ โดยต้องมีความยืดหยุ่นสมบูรณ์และ สะดวกต่อการใช้งาน ซึ่งแตกต่างจากระบบ สารสนเทศในการปฏิบัติงานที่เก็บรวบรวมจัดระเบียบ และจัดการสารสนเทศทั่วไปขององค์กร
4. ปัจจุบัน DSS มีแนวโน้มที่จะถูกพัฒนาขึ้นให้เหมาะสมกับการใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เนื่องจากการขยายตัวของ การใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลในกลุ่มบุคคลระดับต่างๆ ขององค์กร รวมทั้งบุคลากรในระดับผู้บริหารขององค์กรที่มีความสนใจและ มีความรู้ในเทคโนโลยีสารสนเทศมากขึ้น
5. ผู้ใช้มีส่วนสำคัญในการออกแบบและการพัฒนา DSS เนื่องจากปัญหาในการตัดสินใจจะมีลักษณะที่เฉพาะตัว ตลอดจนผู้ใช้แต่ละคน จะเกี่ยวข้องกับปัญหา หรือมีความถนัดในการใช้งานในระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน ประกอบกับผู้ใช้ส่วนมากจะมีความรู้เกี่ยวกับ เทคโนโลยีสารสนเทศสูงขึ้น ปัจจุบันการพัฒนา DSS จะนิยมใช้วิธีการทดลองปฏิบัติแบบตอบโต้ (Interactive) หรือการทำต้นแบบ (Prototyping Approach) เพื่อทดลองใช้และพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่องจนกว่าจะเป็นที่พอใจของผู้ใช้

      1. อุปกรณ์ เป็นส่วนประกอบแรกและเป็นโครงสร้างพื้นฐานของ DSS โดยอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับระบบสนับสนุนการตัดสินใจ จะสามารถ แบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม คือ

         1.1 อุปกรณ์ประมวลผล ประกอบด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งในสมัยเริ่มแรกจะใช้คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ (Mainframe) หรือมินิคอมพิวเตอร์ (Mini Computer) ในสำนักงานเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันองค์กรส่วนมากหันมาใช้ระบบเครือข่ายของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล

         1.2 อุปกรณ์สื่อสาร ประกอบด้วยระบบสื่อสารต่างๆ เช่น ระบบเครือข่ายเฉพาะพื้นที่ (LAN)  ได้ถูกนำเข้ามาประยุกต์ เพื่อทำการสื่อสารข้อมูลและสารสนเทศของ DSS โดยในบางครั้งอาจจะใช้การประชุมโดยอาศัยสื่อวิดีโอ (Video Conference) หรือการประชุมทางไกล (Teleconference) ประกอบ เนื่องจากผู้ที่มีหน้าที่ตัดสินใจอาจอยู่กันคนละพื้นที่

         1.3 อุปกรณ์แสดงผล DSS ที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีอุปกรณ์แสดงผล เช่น จอภาพที่มีความละเอียดสูง เครื่องพิมพ์อย่างดี และอุปกรณ์ประกอบอื่นๆ เพื่อช่วยถ่ายทอดข้อมูลสารสนเทศ ตลอดจนสร้างความเข้าใจในสารสนเทศให้แก่ผู้ใช้ และช่วยให ้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพ

      2. ระบบการทำงาน มีนักวิชาการหลายท่านให้ความเห็นว่า ระบบการทำงานเป็นส่วนประกอบหลักของ DSS เพราะถือว่าเป็น ส่วนประกอบสำคัญในการที่จะทำให้ DSS ทำงานได้ตามวัตถุประสงค์และความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งระบบการทำงานจะประกอบด้วย ส่วนประกอบสำคัญ 3 ส่วน คือ

         2.1 ฐานข้อมูล (Database) DSS จะไม่มีหน้าที่สร้าง ค้นหา หรือปรับปรุงข้อมูลในฐานข้อมูลขององค์กร เนื่องจากระบบข้อมูล ขององค์กรเป็นระบบขนาดใหญ่ข้อมูลหลากหลายและเกี่ยวข้องกับข้อมูลหลายประเภท แต่ DSS จะมีฐานข้อมูลของตัวเอง ซึ่งจะมีหน้าที่รวบรวมข้อมูลที่สำคัญจากอดีตถึงปัจจุบันและนำมาจัดเก็บ เพื่อให้ง่ายต่อการค้น ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกเก็บไว้อย่างสมบูรณ์ ครบถ้วน และแน่นอน เพื่อนำไปประมวลผลประกอบการตัดสินใจ ขณะเดียงกัน DSS อาจจะต่อเชื่อมกับระบบฐานข้อมูลขององค์กร เพื่อดึงข้อมูลสำคัญบางประเภทมาใช้งาน

 2.2 ฐานแบบจำลอง (Model Base) มีหน้าที่รวบรวมแบบจำลองทางคณิตศาสตร์ และแบบจำลองในการวิเคราะห์ปัญหาที่สำคัญ เพื่ออำนวยความ สะดวกต่อผู้ใช้ปกติ DSS จะถูกพัฒนาขึ้นมาตามวัตถุประสงค์เฉพาะอย่าง ดังนั้น DSS จะประกอบด้วยแบบจำลองที่ต่างกัน ตามวัตถุประสงค์ ในการนำไปใช้

         2.3 ระบบชุดคำสั่งของ DSS (DSS Software System) เป็นส่วนประกอบที่สำคัญที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการโต้ตอบ ระหว่างผู้ใช้กับฐานข้อมูลแบบฐานจำลอง โดยระบบชุดคำสั่งของ DSS จะมีหน้าที่จัดการ ควบคุมการพัฒนา จัดเก็บ และเรียก ใช้แบบจำลองต่างๆ โดยระบบ ชุดคำสั่งของ DSS จะมีหน้าที่จัดการ ควบคุมการพัฒนา จัดเก็บ และเรียกใช้แบบจำลองต่างๆ เพื่อนำมา ประมวลผลกับข้อมูลจากฐานข้อมูล นอกจากนี้ระบบชุดคำสั่งยังมีหน้าที่ให้ความช่วยเหลือผู้ใช้ในการโต้ตอบกับ DSS โดยที่สามารถแสดง ความสัมพันธ์ของส่วนประกอบทั้ง 3 ส่วน คือ

         - ผู้ใช้
         - ฐานแบบจำลอง
         - ฐานข้อมูล

      3. ข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกส่วนของ DSS ไม่ว่า DSS จะประกอบด้วยอุปกรณ์ที่ทันทันสมัย และได้รับการออกแบบ การทำงานให้สอดคล้องกนและเหมาะสมกับการใช้งานมากเพียงใด ถ้าข้อมูลที่นำมาใช้ในการประมวลผลไม่มีคุณภาพเพียงพอแล้วก็จะไม ่สามารถช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของผู้ใช้ได้อย่างเหมาะสม ซึ่งยังอาจจะสร้างปัญหา หรือความผิดพลาดในการตัดสินใจขึ้นได้ ข้อมูล ที่จะนำมาใช้กับ DSS จะแตกต่างจากข้อมูลในระบบสารสนเทศอื่น โดยที่ข้อมูล DSS ที่เหมาะสมควรที่จะมีลักษณะดังต่อไปนี้

         3.1 มีปริมาณพอเหมาะแก่การนำไปใช้
         3.2 มีความถูกต้องและทันสมัยในระดับที่เหมาะสมกับความต้องการ
         3.3 สามารถนำมาใช้ได้สะดวก รวดเร็ว และครบถ้วน
         3.4 มีความยืดหยุ่นและสามารถนำมาจัดรูปแบบ เพื่อการวิเคราะห์ได้อย่างเหมาะสม

      4. บุคลากร เป็นส่วนประกอบที่สำคัญอีกส่วนหนึ่งของระบบสนับสนุนการตัดสินใจเนื่องจากบุคคลจะเกี่ยวข้องกับ DSS ตั้งแต่การ กำหนดเป้าหมายและความต้องการ การพัฒนาออกแบบ และการใช้ DSS ซึ่งสามารถแบ่งบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับ DSS ออกเป็น 2 กลุ่ม ดังนี้
         4.1 ผู้ใช้ (End-user) เป็นผู้ใช้งานโดยตรงของ DSS ได้แก่ ผู้บริหารในระดับต่างๆตลอดจนนักวิเคราะห์และผู้เชี่ยวชาญ ทางด้านธุรกิจที่ต้องการข้อมูลสำหรับประกอบการตัดสินใจในปัญหาที่เกิดขึ้น
         4.2 ผู้สนับสนุน DSS (DSS Supports) ได้แก่ ผู้ควบคุมดูแลรักษาอุปกรณ์ต่างๆ ผู้พัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ผู้จัดการ ข้อมูลและที่ปรึกษาเกี่ยวกับระบบ เพื่อให้ DSS มีความสมบูรณ์ และสามารถดำเนินงานอย่างเต็มประสิทธิภาพและตรงตามความต้องการ ของผู้ใช้
      เราจะเห็นว่าหัวใจสำคัญของ DSS ที่ดีจำเป็นที่ต้องมีบุคลากรที่มีความสามารถเหมาะสมที่สามารถปรับตัวให้เข้ากับระบบ มีความคิด สร้างสรรค์ และสามารถทำงานได้อย่างสอดคล้องกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามความต้องการขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและ ประสิทธิผล

บทที่ 4 ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ

ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ

      ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (Business Information System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูก พัฒนาขึ้น  เพื่อสนับสนุนการดำเนินงาน ของธุรกิจให้ดำเนินอย่างเป็นระบบ  โดยถูกออกแบบและพัฒนาให้ปฏิบัติงานตามหน้าที่ทางธุรกิจ  สามารถจำแนกระบบสารสนเทศ ตามหน้าที่ทางธุรกิจ  ดังต่อไปนี้

• ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (Accounting Information System)
• ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Financial Information System)
• ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing Information System)
• ระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดำเนินการ (Production and Operations Information System)
• ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System)

      ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี
      ปัจจุบันงานของนักบัญชีมีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมอย่างมาก  เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศ
ที่ทันสมัยทำให้มีการพัฒนาชุดคำสั่งสำเร็จรูปหรือชุดคำสั่งเฉพาะสำหรับช่วยในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล  ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาละเพิ่มความถูกต้องในการทำงานแก่ผู้ใช้  ทำให้นักบัญชีมีเวลาในการปฏิบัติงานในเชิงบริหารมากขึ้น  เช่น  การออกแบบและพัฒนาระบบงานพัฒนาระบบงบประมาณและระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหาร  เป็นต้น  โดยที่ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (Accounting Information System) หรือที่เรียกว่า  AIS  จะเป็นระบบที่รวบรวมจัดระบบ  และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์กร  โดยระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะใช้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดได้  หรือการประมวลผลเชิงปริมาณมากกว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ  โดยระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วน คือ

1. ระบบบัญชีการเงิน (Financial  Accounting  System) บัญชีการเงินเป็นการบันทึก

รายการค้าที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน  จัดหมวดหมู่รายการต่างๆ  สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน  ได้แก่  งบกำไรขาดทุน  งบดุล  และงบกระแสเงินสด  โดยมีวัตถุประสงค์หลักคือ  นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์กร  เช่น  นักลงทุน  และเจ้าหนี้  นอกจากนี้ยังจัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหาร  ซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้ในการประมวลข้อมูล  โดยจดบันทึกลงในสื่อต่างๆ  เช่น  เทป  หรือจานแม่เหล็ก  เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวล  และแสดงผลข้อมูลตามต้องการ

2. ระบบบัญชีบริหาร (Managerial  Accounting  System)  บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอ

      ข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร  เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ  ระบบบัญชีจะประกอบด้วย  บัญชีต้นทุน  การงบประมาณ  และการศึกษาระบบ  โดยมีลักษณะสำคัญคือ
      -ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์กร
      -ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ
      -ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
      -มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน
      -มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน

      AIS   จะให้ความสำคัญกับการรวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน    ซึ่งเป็น กระบวนการติดต่อสื่อสาร  มากกว่าการวัดมูลค่า  โดยที่  AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้าง ประมวลข้อมูล  ควบคุมความปลอดภัย  และการรายงานสารสนเทศทางการบัญชี  ปัจจุบันการดำเนินงานและการหมุนเวียนของข้อมูล การบัญชีมีความซับซ้อนมากขึ้น  ทำให้นักบัญชีต้องกำหนดคุณสมบัติ ของสารสนเทศด้านการบัญชีสัมพันธ์กับการดำเนินงานขององค์กร  ประการสำคัญ  AIS และระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะมีทั้งส่วน ที่แยกออกจากกัน   และเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กันแต่   MIS   จะให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร ขณะที่ AISจะประมวลสาระสนเทศเฉพาะสำหรับผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกองค์กร เช่น นักลงทุน  เจ้าหนี้และผู้บริหารเป็นต้น

 ระบบสารสนเทศด้านการเงิน 

      ระบบการเงิน (Financial System) เปรียบเสมือนระบบหมุนเวียนโลหิตของร่างกายที่สูบฉีดโลหิตไปยังอวัยวะต่างๆ  เพื่อให้ การทำงานของอวัยวะแต่ละส่วนเป็นปกติ ถ้าระบบหมุนเวียนโลหิตไม่ดีการทำงานของอวัยวะก็บกพร่อง  ซึ่งจะส่งผลกระทบโดยตรง ต่อระบบร่างกาย  ะบบการเงินจะเกี่ยวกับสภาพคล่อง  (Liquidity)           ในการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุนอาจก่อให้เกิดปัญหาทั้งทางตรงและอ้อม   โดยที่การจัดการทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ  ดังต่อไปนี้

      1. การพยากรณ์ (Forecast)  

      2. การจัดการด้านการเงิน (Financial  Management) 

      3. การควบคุมทางการเงิน (Financial  control) เงินของธุรกิจสามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภท  ดังต่อไปนี้

         3.1 การควบคุมภายใน (Internal  Control)

         3.2 การควบคุมภายนอก (External  Control)

ระบบสารสนเทศด้านการตลาด 

      การตลาด (Marketing)  เป็นหน้าที่สำคัญทางธุรกิจ เนื่องจากหน่วยงานด้านการตลาดจะรับผิดชอบในการกระจายสินค้า และบริการไปสู่ลูกค้า ตั้งแต่การศึกษาและวิเคราะห์ความต้องการการวางแผนและการสร้างความต้องการ ตลอดจนการส่งเสริมการขายจน กระทั่งสินค้าถึงมือลูกค้าปกติการตัดสินใจทางการตลาดจะเกี่ยวข้องกับการจัดส่วยประสมทางการตลาด  (Marketing   Mix)  หรือส่วนประกอบที่ทำให้การดำเนินงานทางการตลาดประสบความสำเร็จ  ซึ่งประกอบด้วยปัจจัยหลัก 4  ประการ  ได้แก่  ผลิตภัณฑ์  (Product)  ราคา   (Price)  สถานที่  (Place)  และการโฆษณา  (Promotion) หรือที่เรียกว่า  4  P’s  โดยสารสนเทศ ที่นักการตลาดต้องการในการวิเคราะห์  วางแผนตรวจสอบและควบคุมให้แผนการลาดเป็นไปตามที่ต้องการมาจากแหล่งข้อมูลดังต่อไปนี้

1. การปฏิบัติงาน  (Operations)  เป็นข้อมูลที่แสดงถึงยอดขาย  และการดำเนินงานด้านการตลาดช่วงระยะเวลาที่ผ่านมา 
2. การวิจัยตลาด  (Marketing  Research)  เป็นข้อมูลที่ได้จาการศึกษาและวิเคราะห์ข้อมูลทางการตลาด  โดยเฉพาะพฤติกรรม และความสัมพันธ์ของผู้บริโภคที่มีต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการของธุรกิจ 
3. คู่แข่ง  (Competitor)  ปกติข้อมูลจากคู่แข่งขันจะมีลักษณะไม่มีโครงสร้าง  ไม่เป็นทางการและมีแหล่งที่มาไม่ชัดเจน 
4. กลยุทธ์องค์กร  (Corporate  Strategy)  เป็นข้อมูลสำคัญทางการตลาด  เนื่องจากกลยุทธ์จะเป็นเครื่องกำหนดแนวทางปฏิบัติของธุรกิจ 
5. ข้อมูลจากภายนอก  (External  Data)  การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทางเศรษฐกิจ  การเมืองสังคม  และเทคโนโลยี  จะส่งผลต่อโอกาส  หรืออุปสรรคของธุรกิจ 

บทที่ 3 ระบบย่อยของสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ระบบประมวลผลรายการ หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นโดยใช้เครื่องมือทาง อิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ เพื่อให้การทำงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์กร มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์กรให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต

      ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ หรือที่เรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร โดยทั่วไปแล้วการทำงานของ MRS จะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ ขณะที่ TPS จะรวบรวมและแสดงกิจกรรมในการดำเนินงานเท่านั้น

 

      ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ หรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบที่จัดหารหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้นปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับ หรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประการสำคัญ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร ปัจจุบัน DSS เป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจจากบุคคลหลายฝ่าย ซึ่งจะนำเสนอรายละเอียดในหน่วยต่อไป

 

      ระบบสารสนเทศสำนักงาน หรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นให้ช่วยการทำงานในสำนักงาน โดยที่ OSI จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศ และใช้เทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงาน เพื่อเพิ่มผลิตและประสิทธิภาพการปฏิบัติงานในสำนักงาน โดยสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ OSI มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์กรเดียวกันและระหว่างองค์กร รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์กร

      ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ
      

      1.  การทำบัญชี (Bookeeping) ทำหน้าที่ในการเก็บบันทึกการปฏิบัติงานหรือเหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้นในแต่ละวันขององค์กร โดยการปฏิบัติงานที่เกี่ยวขึ้นมันจะเกี่ยวข้องกับบุคคล 2 กลุ่ม คือ ลูกค้า (Customer) และผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier) โดยที่องค์กรต้องมีการตกลงบันที่รายการขายสินค้าในแต่ละวันและบันทึกรายการซื้อสินค้ามาเข้าร้าน เป็นต้น

      2. การออกเอกสาร (Document Issuance) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์กร เช่น การออกใบรับส่งสินค้า (Invoice) การออกเช็ค ใบเสร็จรับเงินหรือใบสั่งสินค้าต่างๆ เป็นต้น

      3. การทำรายงานควบคุม (Control Reporting) ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่างๆ ที่มีผลมาจากการดำเนินงานขององค์กร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบและควบคุมการดำเนินงานขององค์กร เช่น การออกเช็คเงินเดือนพนักงานแต่ละคน ซึ่งก็จะสามารถทำการตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินที่จ่ายออกไป หรือการรายงานสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เป็นต้น

      

      ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการดำเนินงานทางธุรกิจ
      
      1. ความผิดพลาดที่เกิดจากความสะเพร่า โดยทั่วไปการดำเนินงานโดยใช้แรงงานมนุษย์อาจเกิดการผิดพลาดได้ง่ายๆ เช่น การดูตัวเลขผิด การจดบันทึกข้อมูลสลับที่กัน หรือการหลงลืม เป็นต้น ความผิดพลาดในลักษณะนี้จะพบได้บ่อยในการดำเนินงานที่ใช้แรงงานมนุษย์โดยปราศจากการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ชนิดใดๆ

      2. ใช้แรงงานมาก บันทึกรายการของการดำเนินงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันเป็นงานที่ละเอียด นอกจากนี้บางรายการต้องมีการบันทึกลงในระบบข้อมูลหลายประเภท ซึ่งการบันทึกจะเป็นการทำงานที่ซ้ำๆ กันและใช้แรงงานมาก การนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์จะช่วยให้ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนและเสียแรงงานคนเกินความจำเป็น

      3. การสูญหายของข้อมูล อาจเกิดจากการเก็บแฟ้มเอกสารผิดพลาด ทำให้ไม่สามารถค้นหาข้อมูลได้เมื่อผู้ใช้เกิดความต้องการ ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาความล่าช้าในการเรียนใช้ข้อมูลตลอดจนความสูญหายของข้อมูลเพียงชั่วคราวหรืออย่างถาวร นอกจากนี้การ จัดเก็บข้อมูลอย่างไม่เป็นระบบระเบียบยังทำให้เสียเวลาในการค้นหาและทำให้ข้อมูลลดคุณค่าในการใช้งาน

      4. การตอบสนองที่ล่าช้า การทำงานโดยอาศัยแรงงานมนุษย์จะล่าช้ากว่าการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้าช่วยมาก การทำงานโดยใช้คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์สนับสนุนทำให้การตอบสนองต่อสถานการณ์รวดเร็ว 

บทที่ 2 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ระบบสารสนเทศ

      ระบบสารสนเทศ คือ กระบวนการประมวลผลข่าวสารที่มีอยู่ ให้อยู่ในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด เพื่อเป็นข้อสรุปที่ใช้สนับสนุนการตัดสินใจของบุคคลระดับบริหาร กระบวนการที่ทำให้เกิดข่าวสารสนเทศนี้เรียกว่า การประมวลผลสารสนเทศ และเรียกวิธีการประมวลผลสารสนเทศด้วยเครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ว่าเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีที่ประกอบขึ้นด้วยระบบจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ระบบสื่อสารโทรคมนาคม และอุปกรณ์สนับสนุนการปฏิบัติงานด้านสารสนเทศที่มีการวางแผนจัดการและใช้งานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

เทคโนโลยีสารสนเทศ มีองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ

1. ระบบประมวลผล ความซับซ้อนในการปฏิบัติงานและความต้องการสารสนเทศที่หลากหลาย ทำให้การจัดการและการประมวลผลข้อมูลด้วยมือไม่สะดวก ช้า และอาจผิดพลาด
2. ระบบสื่อสารโทรคมนาคม การสื่อสารข้อมูลเป็นเรื่องสำคัญสำหรับการจัดการและประมวลผล ตลอดจนการใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศที่ดีต้องประยุกต์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ในการสื่อสารข้อมูลระหว่างระบบคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ และผู้ใช้ที่อยู่ห่างกัน ให้สามารถสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. การจัดการข้อมูล ปกติบุคคลที่ให้ความสนใจกับเทคโนโลยีจะอธิบายความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศโดยให้ความสำคัญกับระบบประมวลผล และระบบสื่อสารโทรคมนาคม

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)

      ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์กรอย่างมีหลังเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่างๆ ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดย MIS จะประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ คือ

       1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ

       2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
      สามารถสรุปส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ ได้ 3 ส่วน คือ

      1.  เครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ส่วนประกอบหรือโครงสร้างพื้นฐานที่รวมกันเข้าเป็น MIS และช่วยให้ระบบสารสนเทศดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยจำแนกเครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศไว้ 2 ส่วน คือ

             1.1 ฐานข้อมูล (Data Base) ฐานข้อมูล จัดเป็นหัวใจสำคัญของระบบ MIS เพราะสารสนเทศที่มีคุณภาพจะมาจากข้อมูลที่ดี เชื่อถือได้ ทันสมัย และถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ซึ่งผู้ใช้สามารถเข้าถึงและใช้งานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ดังนั้น ฐานข้อมูลจึงเป็นส่วนประกอบสำคัญที่ช่วยให้ระบบสารสนเทศมีความสมบูรณ์ และปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ

             1.2 เครื่องมือ (Tools) เป็นเครื่องมือที่ใช้จัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ปกติระบบสารสนเทศจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร ์เป็นอุปกรณ์หลักในการจัดการข้อมูล ซึ่งจะประกอบด้วยส่วนสำคัญต่อไปนี้

• อุปกรณ์ (Hardware) คือ ตัวเครื่องหรือส่วนประกอบของเครื่องคอมพิวเตอร์รวมทั้งอุปกรณ์ ระบบเครือข่าย
• ชุดคำสั่ง (Software) คือ ชุดคำสั่งที่ทำหน้าที่รวบรวม และจัดการเก็บข้อมูลเพื่อใช้ในการบริหารงาน หรือการตัดสินใจ

      2. วิธีการหรือขั้นตอนการประมวลผล การที่จะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ จะต้องมีการจัดลำดับ วางแผนงานและวิธีการประมวลผลให้ถูกต้อง เพื่อให้ได้ข้อมูล หรือสารสนเทศที่ต้องการ

      3. การแสดงผลลัพธ์ เมื่อข้อมูลได้ผ่านการประมวล ตามวิธีการแล้วจะได้สารสนเทศหรือ MIS เกิดขึ้น อาจจะนำเสนอในรูปตาราง กราฟ รูปภาพ หรือเสียง เพื่อให้การนำเสนอข้อมูลมีประสิทธิภาพ จะขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูล และลักษณะของการนำไปใช้งาน

คุณสมบัติของสารสนเทศเพื่อการจัดการ

• ความสามารถในการจัดการข้อมูล (Data Manipulation)
• ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)
• ความยืดหยุ่น (Flexibility)
• ความพอใจของผู้ใช้ (User Satisfaction)

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

• ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์ 
• ช่วยผู้ใช้ในการกำหนดเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผนปฏิบัติการ
• ช่วยผู้ใช้ในการตรวจสอบประเมินผลการดำเนินงาน
• ช่วยผู้ใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา
• ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรค์ที่เกิดขึ้น
• ช่วยลดค่าใช้จ่าย

ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Information System) 

                การที่นำระบบคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ในการดำเนินงานทางธุรกิจ  การจัดการระบบสารสนเทศได้รับการยอมรับว่ามีความสำคัญต่อความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยสร้างความแข็งแกร่งเชิงกลยุทธ์ โดยพัฒนาความสามารถในการแข่งขันให้กับองค์กรเทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ให้การปฏิบัติงานในระดับต่างๆ ขององค์กรมีประสิทธิภาพสูงขึ้น เช่น การผลิต การขาย การตลาด การจัดการทางการเงิน และทรัพยากรบุคคล ประการสำคัญหลายองค์กรได้ให้ความสนใจในการพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อให้การตัดสินใจในปัญหาหรือโอกาสทางธุรกิจมีประสิทธิภาพสูงขึ้น ซึ้งจะช่วยสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์กร

คุณสมบัติของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร
      เพื่อให้การใช้งานของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารเกิดประโยชน์สูงสุด ดังนั้น ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารจึงควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

• สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning Support)
• เชื่อมโยงกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์กร (External Environment Focus)
• มีความสามารถในการคำนวณภาพกว้าง (Broad-based Computing Capabilities)
• ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน (Exceptional Ease of Learning and Use)
• พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร (Customization)

ข้อดีของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

1. ง่ายต่อการใช้งานของผู้ใช้ โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง
2. ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้อย่างลึกซึ้งในเรื่องคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ
3. ค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้ในเวลาอันสั้น
4. ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจสารสนเทศที่นำเสนออย่างชัดเจน
5. ประหยัดเวลาในการดำเนินงานและการตัดสินใจ
6. สามารถติดตามและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อจำกัดของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาi

1. มีข้อจำกัดในการใช้งาน เนื่องจาก EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะอย่าง
2. ข้อมูลและการนำเสนออาจไม่สอดคล้องกับความต้องการของผู้บริหาร
3. ยากต่อการประเมินประโยชน์และผลตอบแทนที่องค์กรจะได้รับ
4. ไม่ถูกพัฒนาให้ทำการประมวลผลที่ซับซ้อนและหลากหลาย
5. ซับซ้อนและยากต่อการจัดการข้อมูล
6. ยากต่อการรักษาความทันสมัยของข้อมูลและของระบบ
7. ปัญหาด้านการรักษาความลับของข้อมูล

ข้อมูลและสารสนเทศ

      ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงาน หรือทีได้จากหน่วยงานอื่นๆ ข้อมูลเหล่านี้ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจได้ทันที จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว
      สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านการะบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่ายๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้เทคนิคขึ้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือมีความเกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่างๆ ได้ สารสนเทศประกอบด้วย ข้อมูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่างๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช้จำกัดเฉพาะเพียงเลขอย่างเดียวเท่านั้น

      คุณสมบัติของข้อมูล
      ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้

• ความถูกต้อง
• ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
• ความสมบูรณ์
• ความชัดเจนและกะทัดรัด
• ความสอดคล้อง

บทที่ 1 เรื่อง โครงสร้างระบบในองค์กรธุรกิจ

ระบบ  หมายถึง  ชุด ของส่วนประกอบที่มีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน  เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายบางอย่าง ระบบคอมพิวเตอร์ประกอบด้วย

                - คน  (Peopleware)

                - ซอฟต์แวร์  (Software)

                - ฮาร์ดแวร (Hardware)

                - ข้อมูล (Data)

กระบวนการต่าง ๆ ในการดำเนินงาน

                คุณสมบัติที่สำคัญคือ ระบบมีขอบเขตและมีระบบย่อย ซ้อนอยู่ภายใน ระบบที่ดีควรจะมีระบบย่อยที่ทำงานไดสมบูรณ การสื่อสารโตตอบภายในระหว่างระบบย่อย และมีการตรวจสอบการทำงาน

ระบบคอมพิวเตอร์และระบบธุรกิจสามารถแบ่งได้ 2 ลักษณะ คือ

                1. สิ่งที่สัมผัสได หมายถึง สิ่งที่เป็นวัตถุ สิ่งของ หรือสิ่งที่มีชีวิตสามารถจับต้องได

                2. แนวความคิดที่เป็นนามธรรม หมายถึง สิ่งที่อยู่ในระบบที่ไมสามารถมองเห็นหรือจับต้องได ระบบที่เกี่ยวข้องแบงออกเป็น สภาพแวดล้อม ภายนอกระบบ ตัวระบบ

ทำความเข้าใจระบบ

ควรพิจารณาปัจจัยทั้ง 4 มุมมองดังนี้

                1. What วัตถุประสงค์ของระบบคืออะไร

                2. How วิธีการและขั้นตอนการทำงานเพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมายเป็นอย่างไร

                3.When เมื่อใดที่เริ่มต้นและสินสุดกิจกรรมนั้นๆ

                4. Who บุคคลหรือกลุ่มคนที่มีหน้าที่รับผิดชอบการดำเนินงานต่าง ๆ ภายในระบบ

ประเภทของระบบ

ระบบปิด เป็นระบบที่ไม่ปฏิสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อม  โดยมุ่งหมายที่การทำงานภายในตนเอง โดยไม่เกี่ยวข้องหรือไม่รับข้อมูลจากสิ่งแวดล้อม

ระบบเปิด เป็นระบบที่ปฏิสัมพันธ์สภาพแวดล้อม  มีการแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกันกับสภาพแวดล้อมเป็นระบบที่เกิดขึ้นในธุรกิจ  เนื่องจากในการทำธุรกิจจะต้องมีการติดต่อสัมพันธ์กันระหว่างระบบสิ่งแวดล้อมภายนอกตลอดเวลา

คุณลักษณะที่สำคัญของระบบ

                1.  ระบบจะต้องมีมาตรฐานที่สามารถยอมรับได

                2.  ระบบจะต้องมีวิธีการวัดว่าตรงกับสิ่งที่เป็นจริงตามที่ทำงานอยู

                3.  ระบบจะต้องมีการเปรียบเทียบการทำงานที่แท้จริงกับระบบมาตรฐานที่จัดทำขึ้นนั้น

                4.  ระบบจะต้องมีวิธีการแสดงผลย้อนกลับ หลังจากใช้ระบบไปแลว

รู้จักกับตัวแบบ

                1. ในการผลิตภัณฑ์ เพื่อแสดงถึงลักษณะของความปลอดภัยใยการใชงาน รูปลักษณ์ของรถ กำลังอัดอากาศ และความสะดวกสบายที่ผูใช้จะไดรับ

                2. ผู้รับเหมาก่อสร้าง จะสร้างแบบของบ้านและโครงสร้างอื่น ๆ เพื่อแสดงรูปแบบของทางหนีไฟ

                3. ผู้สอนให้ตัวอย่างคำถามของข้อสอบสำหรับการสอบที่จะมีขึ้น

ประเภทของตัวต้นแบบสามารถแบ่งได้

                1. ตัวแบบทั่วไป หมายถึง ตัวแบบที่สามารถนําไปประยุกตใช้กับสิ่งแวดล้อมได้อย่าง กว้างขวาง

                2. ตัวแบบเฉพาะเจาะจง   หมายถึง ตัวแบบที่สร้างขึ้นเพื่องานเฉพาะอย่าง เพื่อนำไปใช้กับสถานการณที่เฉพาะเจาะจง

นำตัวแบบไปใช้ในการพัฒนาระบบ

                1.  เก็บรวบรวมข้อมูล

                2.  พิจารณาความต้องการ

                3.  พิสูจน์ว่าระบบมีความเป็นไปได้ในการใช้งาน

                4.  เสนอขายระบบใหม่

กระบวนการสร้างตัวต้นแบบ

                1.  สำรวจความต้องการเบื้องต้น

                2.  พัฒนาตัวต้นแบบแรก

                3.  ทบทวนตัวต้นแบบโดยทีม

                4.  แกไขและเสริมการทำงานของตัวต้นแบบ

                6.  ทำให้ผู้ใช้รู้สึกว่าระบบใหม่ที่จะพัฒนาขึ้นนั้นจะเสร็จในเวลาไมนาน

                7.  ไมไดบอกวิธีการใช้งานภายใต้ข้อกำหนด

                8.  ทีมดูแลโครงการละเลยต่อการทดสอบและจัดเอกสาร