MIS (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้ง สารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไอเอสจะต้อง ให้สารสนเทศ ในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ Management Information System : MIS
เป็นระบบการจัดหาคนหรือข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลเพื่อการดำเนินงานขององค์การการจัดโครงสร้างของสารสนเทศโดยแบ่งตามลำดับ
การนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้
1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัตและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง
3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฎิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฎิบัติงาน
4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล
2.) ข้อมูล (data)
ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจ ข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่างๆเช่น ภาพ เสียง วีดิโอไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ ข้อมูลเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง และต้องถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน ขึ้นอยู่กับผู้ดำเนินการที่ให้ความสำคัญของความรวดเร็วของการเก็บข้อมูล ดังนั้นการเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจนั่นเอง ข้อมูลจึงหมายถึงตัวแทนของข้อเท็จจริง หรือความเป็นไปของสิ่งของที่เราสนใจ
ข้อมูลแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ
- 1. ข้อมูลปฐมภูมิ คือ ข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องเก็บรวบรวมจากผู้ให้ข้อมูลหรือแหล่งที่มาของข้อมูลโดยตรง โดยไม่มีผู้ใดเคยเก็บมาก่อน
- 2. ข้อมูลทุติยภูมิ คือ ข้อมูลที่ผู้ใช้ไม่ต้องเก็บรวบรวมจากผู้ให้ข้อมูลหรือแหล่งที่มาของข้อมูลโดยตรง ได้จากผู้ที่เก็บรวบรวมไว้แล้ว
3.) สารสนเทศ
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินชีวิตของมนุษย์ หรืออาจกล่าวได้ว่า สารสนเทศ เกิดจากการนำข้อมูล ผ่านระบบการประมวลผล คำนวณ วิเคราะห์และแปลความหมายเป็นข้อความที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้
4.) ความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ
สามารถอธิบายความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศด้านที่มีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมด้านต่าง ๆ ของมนุษย์ไว้หลายประการดังต่อไปนี้
- 1. เทคโนโลยีสารสนเทศ ทำให้สังคมเปลี่ยนจากสังคมอุตสาหกรรมมาเป็นสังคมสารสนเทศ
- 2. เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้ระบบเศรษฐกิจเปลี่ยนจากระบบแห่งชาติไปเป็นเศรษฐกิจโลกที่ทำให้ระบบเศรษฐกิจของโลกผูกพันกับทุกประเทศ ความเชื่อมโยงของเครือข่ายสารสนเทศทำให้เกิดสังคมโลกาภิวัฒน์
- 3. เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้องค์กรมีลักษณะผูกพัน มีการบังคับบัญชาแบบแนวราบมากขึ้น หน่วยธุรกิจมีขนาดเล็กลง และเชื่อมโยงกับหน่วยธุรกิจอื่นเป็นเครือข่าย การดำเนินธุรกิจมีการแข่งขันกันในด้านความเร็ว โดยอาศัยการใช้ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และการสื่อสารโทรคมนาคมเป็นตัวสนับสนุน เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว
- 4. เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเทคโนโลยีแบบสุนทรียสัมผัส และสามารถตอบสนองตามความต้องการการใช้เทคโนโลยีในรูปแบบใหม่ที่เลือกได้เอง
- 5. เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดสภาพทางการทำงานแบบทุกสถานที่และทุกเวลา
- 6. เทคโนโลยีสารสนเทศก่อให้เกิดการวางแผนการดำเนินการระยะยาวขึ้น อีกทั้งยังทำให้วิธีการตัดสินใจ หรือเลือกทางเลือกได้ละเอียดขึ้น
5.) ลักษณะของสารสนเทศที่ดี
1. Quality สารสนเทศนั้นต้องมีคุณภาพ กล่าวคือ ประการแรก สารสนเทศนั้นต้องมีความแม่นยำ (Accuracy) ซึ่งเกิดจากการใช้เครื่องมือวัดที่มีค่าความละเอียดที่เหมาะสมกับสิ่งที่ต้องการจะวัด ความละเอียดในการบอกค่า เราเรียกว่า Precision
2. Timeliness สารสนเทศนั้นต้องมาในช่วงเวลาที่ต้องการ หรือทันต่อเวลา เนื่องจากในการบริหารจัดการโดยทั่วไป จะมีช่วงเวลาที่ต้องการสารสนเทศมาใช้ในการทำงานหรือใช้ในการตัดสินใจ หากว่าในเวลาที่ต้องการใช้สารสนเทศแต่ไม่มีสารสนเทศอยู่ ถึงแม้ว่าในภายหลังจะจัดหาสารสนเทศนั้นมาได้ สารสนเทศนั้นก็อาจไม่มีความหมายอีกต่อไป หากในเวลาที่ต้องการใช้สารสนเทศอย่างหนึ่ง แล้วเรามีสารสนเทศนั้นพร้อมให้ใช้งาน จะเรียกว่า Timeliness
3. Completeness สารสนเทศนั้นต้องมีความสมบูรณ์ กล่าวคือ สารสนเทศนั้นต้องประกอบด้วยสารสนเทศทั้งหมดทุกมิติที่ผู้ใช้ข้อมูลต้องการ ส่งผลให้ผู้ใช้ข้อมูลสามารถควบคุม ทำงานให้บรรลุเป้าหมาย ประสานงานได้ทันท่วงที และตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. Relevance สารสนเทศนั้นต้องมีความถูกต้องตรงประเด็น หรือ Validity กล่าวคือ เป็นสารสนเทศที่ได้จากการวัดในสิ่งที่สามารถสะท้อนสิ่งที่ต้องการวัดได้
6.) ทำไมต้องมี MIS
เนื่องจากการทำงานในปัจจุบัน ต้องเกี่ยวพันกับข้อมูลข่าวสารต่างๆ เป็นจำนวนมาก ดังนั้น องค์กรส่วนใหญ่จึงเสียเวลาในแต่ละวันไปกับการรวบรวม จดบันทึก การเก็บรักษา และการค้นหาข้อมูล มากถึง 80% ขณะที่การทำธุรกิจมีการแข่งขันกันสูง ดังนั้น ข้อมูลข่าวสารที่ได้มาอย่างถูกต้องและรวดเร็วกว่าคู่แข่ง ย่อมเป็นผลดีต่อธุรกิจ
7.) ระบบ MIS
1. ระบบฐานข้อมูลบุคลากร/สาขาวิชาและหลักสูตร
2. ระบบเก็บเอกสารประกันคุณภาพการศึกษา
3. ระบบบริการอาจารย์และนักศึกษา
4. ระบบบริการบัณฑิตและศิษย์เก่า
8.) ประโยชน์ของสารสนเทศ
ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันของคนเรามากขึ้นจนกลายเป็นส่วนหนึ่งในการ
ดำเนินชีวิตขงอคนเกือบทุกระดับ ซึ่งบทบาทและประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศ ได้แก่
1. ทำให้เกิดคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น และมีความสะดวกสบายยิ่งขึ้น จากสิ่งอำนวยควมสะดวกต่าง ๆ
2. ทำให้เกิดความเท่าเทียมกันในสังคม และเกิดการกระจายโอกาส เช่น การใช้ระบบการเรียนการสอนทาง
ไกลผ่านดาวเทียม ทำให้เด็กที่อยู่ในชนบทหรือเด็กที่อยู่ในถิ่นถุรกันดารมีโอกาสได้เรียนรู้เหมือนเด็กที่อยู่ในเมือง
3. ทำให้เกิดสื่อการเรียนการสอนต่างๆมากขึ้น เช่น การใช้บทเรียน คอมพิวเตอร์ช่วยสอน เป็นต้น
4. ทำให้เกิดการจัดการทรัพยากรธรรมชาติได้ดียิ่งขึ้น เช่น การรวบรวมข้อมูลเรื่องคุณภาพในแม่น้ำลำคลองต่างๆ
เพื่อนำมาตรวจวัดมลภาวะ แล้วดำเนินการแก้ไขปัญหา เป็นต้น
5. ทำให้เกิดระบบป้องกันประเทศที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เช่น การใช้คอมพิวเตอร์มาควบคุมอาวุธยุทโธปกรณ์ต่างๆ หรือระบบป้องกันภัยต่าง ๆ เป็นต้น
9.) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS)
เป็นระบบเกี่ยวกับการจัดหาคนหรือข้อมูลที่สัมพันธ์กับข้อมูล เพื่อการดำเนินงานขององค์การ เช่น การใช้ MIS เพื่อช่วยเหลือกิจกรรมของลูกจ้าง เจ้าของกิจการ ลูกค้า และบุคคลอื่นที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับองค์การ การประมวลผลของข้อมูลจะช่วยแบ่งภาระการทำงานและยังสามารถนำสารสนเทศมาช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร หรือ MIS เป็นระบบซึ่งรวมความสามารถของผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศเพื่อการดำเนินงานการจัดการ และการตัดสินใจในองค์การ
10.) ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวม (Integrated) ทั้งนี้เนื่องจากไม่สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลลักษณะระบบเดียว เนื่องจากขนาดของข้อมูลจะใหญ่ และมีความสลับซับซ้อนมาก ทำให้การบริหารข้อมูลทำได้ยาก และการนำไปใช้ก็สับสน ไม่สะดวก จึงจำเป็นต้องมีการแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย 4 ส่วน
ทั้งหมดนี้เป็นระบบย่อยของระบบสารสนเทศ เพื่อการจัดการ ซึ่งจะต้องอาศัยการสร้างความสัมพันธ์ของทุกระบบย่อย เพื่อก่อให้เกิดระบบสารสนเทศ ซึ่งแต่ละระบบมีความสำคัญภายในองค์การ เช่น
1. ระบบประมวลผลรายการ [Transaction Processing Systems (TPS)] เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานประจำวันขององค์การ เช่น การบันทึกรายการบัญชี การบันทึกยอดขายต่อวัน เป็นการปฏิบัติงานในลักษณะซ้ำ ๆ กันทุกวัน (Routine)
2. ระบบการจัดการรายงาน [Management Reporting Systems (MRS)] ระบบนี้ช่วยในการจัดเตรียมรายงานเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ (User) โดยทั่วไปข้อมูลต่าง ๆ อยู่ในรูปของข้อสรุป (Summary Report) หรือรายละเอียดของข้อมูล (Detail Report)
3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ [Decision Support Systems (DSS)] ทำหน้าที่ในการอำนวยความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูล การนำข้อมูลมาใช้ และการรายงานข้อมูลเพื่อที่จะใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่าง ๆ
4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน [Office Information Systems (OIS)] เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ในสำนักงานโดยอาศัยอุปกรณ์พื้นฐานทางคอมพิวเตอร์ (Computer-base) เช่นเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) เครื่องโทรสาร (Facsimile) โมเด็ม (Modem) โทรศัพท์ และสายสัญญาณ รวมถึงระบบโปรแกรม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น